La digitalizzazione al contrario

Capita di voler rintracciare un documento, una delibera o una comunicazione dell’Amministrazione comunale che si è persa, inghiottita dal desktop del proprio PC, allora, ricorrere all’albo pretorio era la cosa più semplice. Era! Adesso non lo è più o, quanto meno, da qualche mese l’albo pretorio comunale ha smesso di funzionare con i documenti non recenti.

Forse sono cambiati le modalità di accesso o di consultazione? Dopo averle provate tutte, sorge il dubbio che magari sia il sistema a non rispondere, e così è. La conferma arriva da un gentile addetto dell’ufficio comunale che mi conferma che – secondo disposizioni – tutti i documenti oltre una certa data sono stati rimossi.

Allora viene da chiedersi cosa dice la norma in materia? Il sito del Ministro per la Pubblica Amministrazione, alla pagina Albo pretorio on line, specifica:

Albo pretorio on line

L’albo pretorio si trasforma e diventa un luogo “virtuale” e accessibile a tutti con un semplice collegamento al sito web di riferimento. In questo modo tutti i documenti e gli atti che devono essere divulgati e diffusi per acquisire efficacia, saranno resi pubblici tramite Internet. 

Sempre nella stessa pagina si fa riferimento alla durata della pubblicazione:

Periodo di pubblicazione

I documenti devono restare in pubblicazione per tutto il periodo previsto dalla normativa di riferimento. Tale periodo di pubblicazione è assicurato dal Responsabile del procedimento di pubblicazione all’atto dell’inserimento dei documenti nell’albo online e la lista degli allegati, consultabili, riferiti alla pratica.

Avete capito per quanto tempo debbano rimanere on line? Io no!

Ma poi ci sono altri due passaggi: L’albo online deve prevedere dei meccanismi automatici per la pubblicazione e la rimozione/archiviazione degli atti, in base alle informazioni inserite dal responsabile del procedimento di pubblicazione all’atto del loro inserimento nell’albo online, cercando di ridurre al minimo la necessità di rielaborare i documenti in momenti successivi. Per questo è consigliabile prevedere un periodo standard di pubblicazione di 15 giorni.

Quindi la norma dice che il documento deve stare on line per almeno 15 ma dice anche:

Il Responsabile del procedimento di pubblicazione deve poter tenere e aggiornare in un qualsiasi momento il Repertorio delle pubblicazioni, contenente lo storico degli atti pubblicati, dal quale si evincono le notifiche di ogni atto pubblicato.

Se poi dopo tutto questa confusione cercate di capire meglio come districarsi tra le righe di norme enunciate ma non indicate, allora nella stessa pagina c’è un link al vademecum per le Pubbliche Amministrazioni  Linee guida per i siti web della PA.

E questo è quello che appare.